IBN - система для управления проектами, основанная на философии KISS

Тема проектного менеджмента становится всё более популярной, множество организаций уже успели оценить те выгоды, которые дает хорошая организация проектной составляющей их деятельности. Все большее количество руководителей приходит к мысли о том, что бизнес развивается, совершенствуется именно через проекты, и недооценивать важность проектного механизма довольно опасно. Проектный подход из таких классических «проектных сфер», как строительство, информационные технологии, переходит и в другие области деятельности, которые хоть и не проектно-ориентированные, но при этом – проектно-зависимые.

Вот что по этому поводу говорит эксперт в области управления проектами Дмитрий Литвак:«Заезженная фраза об эпохе перемен совершенно точно характеризует сегодняшнее положение дел в бизнесе. Или ты меняешься, совершенствуешься, развиваешься – или освободи место для более шустрых и поворотливых. Но как добиться необходимого уровня «шустрости»? Как дать бизнесу инструмент для «сбычи мечт», что является таким инструментом? Я думаю, что это – проектный менеджмент. Именно он помогает управляемо и предсказуемо разрабатывать и выводить на рынок новые продукты, совершенствовать старые, развивать внутреннюю структуру компаний, реализуя определенный набор проектов. Текущая, операционная деятельность обычно достаточно хорошо организована, чего не скажешь о проектной. Коротко говоря, операционной деятельностью мы «рубим капусту на маркете», а проектной – создаем нож для рубки, улучшаем его капусторубящие свойства. И чем быстрее мы получаем этот нож, чем лучше его свойства, тем выше показатель капустоотдачи.

Что же такое проектный механизм, что он может дать бизнесу? Можно выделить три основных группы выгод, которые получает компания, обладающая качественным проектным менеджментом. Во-первых, за счет большей управляемости и предсказуемости получается выигрыш в скорости реализации проектов при снижении их стоимости (хотя тут есть нюанс, о котором ниже). Разумеется, все проекты не могут быть успешными, но доля успешных проектов резко увеличивается. Во-вторых, компания получает возможность моделирования проектов для того, чтобы получать количественные оценки длительности, стоимости и уровня рисков. И, в-третьих, бизнес получает инструмент для принятия решений через моделирование влияния проектов на доходность и риски по компании в целом. Не секрет, что часто стараются снизить стоимость проектов, не учитывая того, что может быть выгоднее сейчас чуть больше потратить, зато сделать проект быстрее и раньше начать снимать пенки, сливки и прочую сметану.

Плюс к этому мы получаем возможность оптимизировать использование наших обычно ограниченных ресурсов с целью максимизации прибыли. Но создать проектный механизм, дающий такие выгоды – это долгая и трудная задача, требующая проведения серьезных изменений в организации, а тот, кто этим занимался, понимает, о чем идет речь, и уже внутренне содрогнулся. Нужно продать идею топ-менеджменту и получить от него явную и действенную поддержку, преодолеть сопротивление на среднем и нижнем уровне, разработать методическую базу – как минимум, стандарт предприятия по управлению проектами, подобрать специальное программное обеспечение, обучить людей, обеспечить эффективную  поддержку проектным процессам, формировать библиотеки стандартных решений и типовых  фрагментов, выявлять, аккумулировать и распространять лучшие практики, а также исключать систематические ошибки – все это нелегко и непросто. Однако делать это нужно, и нужно с чего-то начинать.

При этом, как обычно, есть желание поменьше потратить и побыстрее получить отдачу в виде каких-либо осязаемых выгод как минимум для того, чтобы «потрогать воду». Организация выполнения работ – основная задача любого менеджера. Может показаться, что она не такая и сложная. Пожалуй, если работу выполняет один человек. Но стоит работы, связанные с тем или иным проектом, разделить на нескольких исполнителей, как возникает проблема согласования задач, порученных им, совместная выработка решений, определение людских и финансовых затрат. А если таких проектов много, так же как и сотрудников, занятых в них, вопросов у руководителей становится на порядок больше.

Для поддержки проектной деятельности существуют специализированные решения разного уровня - начиная от популярного продукта компании Microsoft MS Project и заканчивая «боевыми системами» типа Primavera, Open Plan и отечественной разработкой Spider Project. Однако до недавнего времени на рынке не был представлен продукт, который позволил бы быстро и недорого решить группу самых насущных проблем в управлении проектами, стоящих перед большинством организаций.

Сегодня можно сказать, что такое решение есть – это пакет Instant Business Network 4.0, который представляет российско-американская компания «Медиачеис Россия».

Сергей Синюгин , генеральный директор компании «Медиачеис Россия»: «Мы сознательно не пытаемся представить на рынок сложный и комплексный программный продукт по управлению проектами. Мы позиционируем IBN как простое и эффективное в работе средство для совместной работы и немножечко для управления проектами, без того функционала, который есть у более продвинутых продуктов. Наша практика показывает, что даже в таких крупных компаниях, как Nokia , есть потребность в простых и быстрых решениях вроде IBN. Все слышали о корпоративных информационных системах (сокращенно КИС), но в головах людей это чаще всего ассоциируется со сложностями внедрения, использования, обучения. Мы же постарались сделать IBN с философией KISS – 'Keep It Simple, Stupid' - по-русски говоря, просто».

Впервые локализованная версия программы IBN появилась в России в середине прошлого года, а совсем недавно была представлена ее новая версия – 4.0. За столь короткое время программа получила заслуженную признательность и была внедрена во многих российских организациях. На зарубежном рынке продукт используется, в частности, компанией Nokia, американской почтой USPS, телеканалом Discovery и другими известными компаниями. Одним из преимуществ внедрения системы заключается в том, что клиенту предоставляется возможность выбора – приобрести и установить программу на своем сервере, либо использовать возможности сервера компании Медиачеис для создания на нем собственного раздела. Второй вариант существенно дешевле и удобнее, особенно на начальном этапе. В этом случае обслуживание системы будет обеспечивать компания «Медиачеис Россия», а клиент оплачивает лишь количество пользовательских лицензий для подключения к серверу. Ну а до того, как клиент примет решение о приобретении или аренде продукта, он может получить полнофункциональную версию для тестирования и проводить его в течение месяца.

Дмитрий Литвак, остановивший выбор на системе IBN для внедрения в одном из крупнейших российских банков, продолжает: «Если говорить об IBN – то это система начального уровня, и странно было бы от нее ожидать тех выгод, которые дают профессиональные пакеты. В то же время впервые на отечественном рынке появился доступный по цене, устойчиво работающий продукт, дающий лекарство от самой распространенной головной боли руководства компаний. Бизнес, как минимум, хочет знать – что происходит, какие проекты ведутся, что они из себя представляют, какой у них статус и какова их история, каково положение дел по основным этапам и кто за эти этапы отвечает, и так далее.

Нужен просто мощный реестр проектов, дающий возможность иметь единое информационное пространство и общую логику работы, позволяющий накапливать данные, покрутить информацию в разных разрезах – по типам проектов, по приоритетам, по принадлежности к программам, по заказчикам, исполнителям и так далее. Да, IBN не моделирует и не оптимизирует проекты, не выравнивает ресурсы. Но накачать проектные мускулы до уровня, когда оптимизация действительно возможна – это задача не одного и не двух месяцев, а цена вопроса – не один десяток тысяч долларов. Как говорится, были  бы кости – мясо нарастет. IBN – неплохое начало пути по повышению зрелости проектного менеджмента».

Генеральный директор компании «Медиачеис Россия» Сергей Синюгин: «В этой связи могут задать вопрос - а что, после накачки мускулов IBN нужно будет выбрасывать и начинать проект внедрения профессионального пакета, тогда как все уже привыкли к использованию продукта? Ответить можно следующим образом. Во-первых, даже если выбросить, то по факту накачанных мускулов система себя многократно окупила. Во-вторых, как показывает опрос, практически во всех компаниях в том или ином виде ведутся реестры проектов. И переход с реестра в Excel на реестр в IBN точно так же имел место быть, как, возможно, будет иметь место переход с реестра в IBN на работу, допустим, в Spider Project». 

Компания «Медиачеис Россия» предлагает не только продукт, но и услуги по обучению его использованию. С этой целью в компании разработан курс, объясняющий методологию внедрения продукта, обучающий как основам работы с ним, так и основам проектного управления. Система IBN не требовательна к ресурсам, единственное ее требование – наличие сервера MS SQL, который используется для хранения информации. При этом сама система IBN может быть размещена на отдельном сервере, включенным в локальную сеть организации. (Если говорить об установке и настройке системы, то этот процесс не сложнее, чем установка такого продукта, как, например, Microsoft Office, особенно, если SQL-сервер в компании уже установлен. Да и пользователю работа через браузер вряд ли покажется сложной). Варианты внедрения системы в организациях применяются различные.

Дмитрий Литвак по этому поводу говорит следующее: "В организации среднего размера используя IBN при квалифицированном методическом подходе (да, такая вот важная оговорка)  есть возможность в понедельник издать приказ о внедрении системы проектного менеджмента, а в пятницу получить пусть и в первом приближении, но все же отчетность по портфелю проектов. Причем, не платя ни копейки за продукт, в рамках месячного срока пробной эксплуатации. Это - реально, единственное, что нужно - это воля высшего менеджмента и его эффективная поддержка." А в Группе компаний "Центр" нашли иное, весьма своеобразное решение для ускорения процесса внедрения системы.

Виктор Лебедев, аналитик этой компании, рассказывает: "Начали устанавливать программу и подключать к ней  сотрудникам, но те пользовались системой неохотно. Нашли удачное решение – объявили о проведении семинаров (обучение IBN), и одновременно – об учреждении премии «лучшему пользователю IBN». Активность пользователей тут же возросла."IBN – клиент-серверное приложение. Доступ к нему осуществляется с помощью обычного браузера, при этом совершенно неважно, где расположен сервер – в локальной сети организации или на выделенном разделе сервера компании Медиачеис. Помимо такого доступа есть специальный клиентский агент.

IBN Client - это инструмент, который служит для обеспечения совместной работы пользователей, обмена информацией, информирует обо всех изменениях, происходящих на портале, и к которым данный пользователь может иметь какое-либо отношение. В число возможностей этого клиента включены функции создания скриншотов, создания задач, поручений и мероприятий. Предпочтительнее использовать агент, поскольку он кроме основных функций обеспечения доступа к данным выполняет и функции мессенджера – находясь в панели задач, он информирует о поступлении новых сообщений, с его помощью можно ими обмениваться или участвовать в онлайновых конференциях, передавать или получать файлы.

Рис. 1. IBN Client – надежная и многофункциональная система обмена мгновенными сообщениями, передачи файлов и организации онлайн-конференций



О том, что такой клиент может быть весьма интересен пользователям, говорит Виктор Лебедев: "… из всех систем, которые мы посмотрели, только у IBN есть Клиент, который мигает в трэе, уведомляя о начале поручения или изменениях в проекте. Поэтому пользователю нет необходимости постоянно отслеживать назначенные ему задачи – IBN клиент сам напомнит ему о них."

Аналогичное мнение высказывает и Анна Мочалова, генеральный директор компании "Студия дизайна РУЛОГИКА": "Все используемые ранее решения страдали тем, что были крайне неудобны в использовании. Процедура работы становилась рутинной. В IBN наконец-то внедрен сервис мгновенного оповещения о постановке новой задачи или изменении статуса поставленной задачи. Очень удобно".

В качестве дополнительного модуля можно использовать еще одну программу - Мастер инструментов IBN. Панель управления Мастером интегрируется в приложения Microsoft Office и Microsoft Project и с ее помощью у пользователя появляется возможность создавать новые проекты, задачи, поручения, планировать мероприятия, загружать и выгружать документы, выполнять экспорт и импорт проектов во внешние приложения (Microsoft Project). Основной информационной единицей, с которой вам придется работать, является проект.

Проект – ограниченный во времени комплекс мероприятий, направленный на получение некоего уникального, ранее не производимого продукта. Это задача, которая стоит перед организацией или ее частью, отдельным подразделением, имеющая цель, финансовые и материальные ресурсы, необходимые для ее выполнения. (Но в организации часто проводятся мероприятия, не связанные напрямую с проектами, например, совещания, встречи. Эта потребность также реализована в системе – в ней можно создавать поручения и не связанные с проектами, в удобном виде их просматривать – «Поручено мне/Поручено мной»).

На основе созданного проекта можно создать шаблон, который в дальнейшем можно использовать для создания новых проектов. Программа обеспечивает одновременное сопровождение множества проектов.Что требуется для формирования проекта? Безусловно, определение целей, задач, которые необходимо выполнить для его реализации,  последовательность и взаимосвязи  работ (что отражается на диаграмме Гантта), необходимые ресурсы и источники финансирования. Формирование проекта осуществляется с помощью специального мастера. Описание ресурсов, финансов, исполнителей может осуществляться на любом этапе работы над проектом путем добавления новых данных в соответствующие справочники.

Рис. 2. Диаграмма Гантта – удобный и наглядный способ представления структуры задач проекта



Может возникнуть вопрос – а нужно ли вообще использовать такую программу, как IBN? Возможно, без нее и так все получается неплохо? Вот что по этому поводу говорит Анна Мочалова: "У нас два географически удаленных офиса. Соответственно, задача ведения проектов и задач осложнялась тем, что менеджеры проектов удалены от исполнителей и отсутствует личное общение. В этом случае очень важно четко ставить и вести задачи. Вкратце, использование IBN нам дало:

1. Удобное распределение и ведение задач между удаленными офисами.

2. Возможность проведения конференций между удаленными сотрудниками.

3. Альтернативный способ общения (сервисы IBN Client).

4. Наконец-то стало интересно пользоваться средством ведения проектов.

Хочу отметить очень трепетное отношение службы поддержки. Настолько внимательное отношение я встречаю впервые в российской компании. И очень приятно, что компания Медиачеис не просто зарабатывает деньги, а развивает продукт, прислушиваясь к пожеланиям клиентов".

Как уже говорилось, недавно появилась новая версия системы. Что нового появилось в ней по сравнению с предыдущей версией? Теперь проекты могут быть взаимосвязанными. Это позволяет со страницы одного из них переходить на страницу другого, связанного с ним проекта. Проекты можно группировать. Это улучшает работу менеджеров – удобнее становится процесс формирования отчетов по тем проектам, которые они ведут, а также для группы проектов в целом. А для групп предусмотрены и свои страницы просмотра, редактирования, различные информационные поля.

Рис. 3. IBN Календарь позволяет пользователям просматривать и корректировать свое рабочее расписание в режиме реального времени



Новым в программе являются "Списки". В них можно хранить различную информацию, а структуру списков настраивать самостоятельно. Так, в базовой поставке продукта отсутствует справочник клиентов (поставщиков, партнеров), которые с помощью списков теперь можно создать самостоятельно. Списки (точнее будет называть их все же справочниками) могут быть личными, доступными только тому, кто их создал, связанные с проектом и общие. При этом доступ к последним определяется с помощью назначения прав, а изначально они доступны только их автору.

Для упрощения работы с большим количеством списков схожей структуры предусмотрена  возможность сохранения их в виде шаблонов, в которых сохраняется информация о выбранных полях.Немаловажно правильно учитывать и расходы, связанные с проектами. Для этого в новой версии добавлена возможность ведения бюджета и учета расходов на разных счетах. Например, это может быть зарплатный счет, счет на приобретение комплектующих и материалов и иные счета. Счета могут иметь свою иерархию, при этом счет верхнего уровня содержит сведения о своих субсчетах. При списании средств вы определяете статью расходов, в обязательном случае связывая ее с каким-либо счетом. Точно также будет происходить и списание средств со счета при утверждении отчета сотрудника об отработанном времени по назначенным ему задачам (сумма начисляется автоматически, если введены данные по стоимости часа работы исполнителя). Утверждение ответов производит менеджер проекта, при этом отчет может быть и не утвержден, о чем менеджер может сделать соответствующую запись. Но вот листы рабочего времени, которые связаны с задачами, не входящими ни в один проект, утверждения не требуют, и по ним списания расходов производиться не будет.

Рис. 4. Библиотека документов обеспечивает  быстрый доступ  и удобную работу с файлами и документами, используемыми пользователями системы



Теперь исполнителем тех или иных задач, необходимых для выполнения проекта, могут быть не только члены команды проекта, но и любые другие пользователи системы. Отличие между ними лишь в том, что пользователи, не входящие в команду проекта, будут иметь доступ только к задаче и не смогут просматривать проект, которому данная задача принадлежит. Кроме того, любой исполнитель может быть назначен менеджером любой задачи, но эти права не будут распространяться на другие задачи, пусть так же выполняемые им.

В программе применена ролевая система – все пользователи в пределах проекта получают тот или иной статус и относятся к определенной группе. Самая главная группа - администраторы, те, кто имеет доступ ко всей информации. Руководители имеют доступ ко всем проектам, за исключением назначения прав пользователям. Администраторы и руководители могут создавать новые проекты, подбирать исполнителей. Проекты могут создавать и проект-менеджеры, но они получают полный доступ только к тем проектам, которые создают сами. В систему введена еще одна группа, на которую можно назначать того или иного сотрудника. Это – исполнительные менеджеры. Их область ответственности – финансы. Они могут просматривать любую информацию по проекту, но не изменять ее, а вот в финансовой части им предоставлены полные права.

Для внешних пользователей (партнеров и клиентов) имеется отдельная группа, к которой их обычно относят. Эти пользователи могут получать отчеты о проделанной работе по электронной почте, но при этом они имеют доступ только к отдельным страницам с предназначенной только для них информацией.

В процессе работы над любым проектом создаются различные документы. В системе предусмотрен раздел, получивший название "Библиотека". Документы размещаются в папках, соответствующих тому или иному проекту и могут быть доступны исполнителям в соответствии с предоставленными им правами. Новым является то, что у документа появился новый признак – "статус". Этот признак упрощает процесс работы с документами, явно показывая, на каком этапе подготовки он находится.

Еще одно новшество – возможность отправки документов из библиотеки на любой электронный адрес, как на адрес любого пользователя системы, так и на внешний. Еще одна интересная новинка – прием внешних документов. Для этого требуется лишь настроить специальный почтовый ящик и все письма, приходящие на него, будут помещаться в указанную для него папку библиотеки. Документы могут быть связаны не только с проектом в целом, но и с конкретными задачами или поручениями. Собственно, задачи и являются теми этапами, из которых складывается выполнение проектов. Для их выполнения подбираются исполнители, а система обеспечивает не только возможность простановки отчетов о ходе выполнения задач, но и обсуждения проблем, связанных с их решением.

Любой сотрудник, работающий над проектом, может быть привлечен к проведению какого-либо мероприятия – это может быть совещание, командировка, встреча с заказчиками. В то же время сотрудник может уведомить о невозможности участия в таком мероприятии в силу каких-либо причин. А одной из особенностей системы является то, что привлечение к выполнению той или иной задачи может происходить на добровольной основе, когда сотрудник может отказаться от предлагаемой ему работы.

Рис. 5. Динамические отчеты предоставляют пользователям полную статистическую информацию о различных объектах системы



Система отчетности. В конечном итоге это то, для чего и заносятся данные в систему. Используя отчеты, руководитель может в любой момент получить необходимую информацию о состоянии дел, о том, какие задачи в настоящее время выполняются и на какой стадии находятся, какие затраты понесла организация на текущий момент и по каким статьям, каковы могут быть реальные сроки завершения проектов. Работать с отчетами несложно. Есть Мастера, с помощью которых можно готовить стандартные отчеты. А можно создать и свой вариант отчета. Любой сформированный отчет можно сохранить в виде шаблона для повторного использования. Такие шаблоны могут быть как общего пользования, так и личного. Сформированный отчет можно экспортировать в Excel или XML и обрабатывать его внешними средствами. Впрочем, такой же экспорт можно выполнять и для других элементов системы – проектов, задач, проблем.

Конечно, система, какой бы удобной и приятной не была, не может обеспечить пользователей всем, что им хотелось бы иметь. В Группе компаний "Центр" считают, что "функциональности IBN нам вполне хватает, однако в будущем мы хотели бы видеть в IBN дополнительные возможности по интеграции с другими офисными решениями – CRM, системами документооборота, системами финансового учета".

Как сказал гендиректор компании «Медиачеис Россия» Сергей Синюгин, "следующая версия будет содержать в себе все те улучшения по интеграции и внедрению дополнительных сервисов, которые просят или о которых нам говорят наши клиенты. Например, это точно будет синхронизация с Outlook по задачам и другим событиям, интеграция с Skype, роутинг сообщений от паблик мессенжедеров в IBN. У  нас много идей по развитию, но хотелось бы оставить продукт простым и понятным для пользователей."

Да, обращения клиентов с предложениями по развитию системы не откладываются "в долгий ящик", а принимаются для реализации в ближайших версиях. Удобство в использовании, невысокие цены, русский интерфейс и хорошая техническая поддержка привлекают все больше и больше российских компаний, заинтересованных в своем опережающем развитии и продвижении на рынок. С каждым месяцем увеличивается как количество обращений за получением демонстрационной версии, так и количество внедрений.

Завершая обзор новой версии IBN хотелось бы еще раз остановиться на некоторых моментах. Что "подкупает" в этой системе? Простота и понятность ее использования. Ничуть не сложнее, а на мой взгляд, во многом проще, чем даже такой широко распространенный продукт, как Microsoft Project. Встроенное средство общения и оповещения, не зависящее, при реализации системы внутри локальной сети, от каких-либо внешних подключений к Интернету для решения аналогичных задач. Невысокие требования к квалификации пользователя позволяют уже через день-два после начала работы с системой научиться добавлять задачи и поручения, получать информацию об их исполнении. А при необходимости – автоматизировать процесс отчетности и раз в неделю получать сводные данные о состоянии дел. А у исполнителей появляется удобный инструмент, который не забудет напомнить о назначенных заданиях, приглашениях на совещания и иные мероприятия, затребует отчет, руководителя же проинформирует о том, какие поручения выполнены, а какие нет.В результате в компании наводится порядок в работе над проектами, повышается исполнительность и ведется "прозрачный" учет расходов по проектам. Самое же ценное в том, что такая организация позволяет правильно планировать работу, увязывать различные проекты между собой, оценивать работу сотрудников и менеджеров и, в конечном итоге, получать реальную отдачу от реализации проектов.