 |
Системы для управления проектами - игрушки для руководителей или полезные инструменты?
23.04.96
Термины "проект", "управление проектом" уже стали привычными для российских руководителей. В наиболее общем понимании "проект" или "программа" - это комплекс работ, направленный на достижение запланированной, обычно уникальной цели. Руководители различного уровня обсуждают сегодня маркетинговые, инвестиционные, организационные проекты, проекты внедрения новых систем и технологий. Столь значительное повышение интереса к проектному менеджменту связано как с новыми требованиями, предъявляемыми к управлению современным предприятием, так и с увеличением гибкости систем управления вследствие развития информационных технологий. Таким образом, проектные методы в управлении можно назвать одним из элементов перехода организаций к "плоским структурам управления", "самоуправляемым командам", "саморегулирующимся организационным структурам" и другим новым управленческим решениям.
Проектный подход к управлению основан на простом предположении, что вся ответственность за успех предпринимаемых действий распределяется между конкретными людьми, назначаемыми руководителями проектов. Им же передаются соответствующие полномочия по планированию, организации работ и контролю за их исполнением. Однако в условиях высокой неопределенности менеджеру очень трудно спрогнозировать объемы работ, необходимые временные и денежные затраты. Из-за многочисленных перемен, постоянно происходящих в организации, менеджеру бывает трудно целенаправленно планировать деятельность и управлять ею. В такой ситуации стоит задуматься об автоматизации. То, что не имело смысла без компьютера (зачем разрабатывать план, если произошедшие изменения сделают его ненужной бумажкой уже через неделю), оказывается полезным с его использованием.
В основе проектного подхода лежит предположение, что всю деятельность можно разбить на небольшие поддающиеся контролю задачи. Всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач.
Система управления проектами (УП) содержит набор функциональных средств, помогающих менеджеру, получившему временные, ресурсные и стоимостные оценки, спланировать работы, а затем в процессе выполнения отслеживать их ход и корректировать план. Первые программы для УП были разработаны почти сорок лет назад. Использование таких систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами - и требовало профессиональных знаний.
Однако за последнее десятилетие ситуация изменилась. Из узкопрофессиональных кругов проектный менеджмент переместился во все сферы бизнеса. Во многих организациях системы УП наряду с традиционными текстовыми редакторами, электронными таблицами и средствами подготовки презентаций являются сегодня элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника.
Однако дальнейшее распространение и использование систем УП связано с определенными проблемами. Главная из них кроется в противоречии между повышающимися возможностями и сложностью систем УП и их массовым распространением и использованием. Используя современные недорогие системы управления проектами для ПК, практически любой пользователь (даже с нулевыми знаниями в данной области) может быстро получать многочастотные отчеты и диаграммы, внешне вполне профессиональные и убедительные. Однако ценность и достоверность информации, содержащейся в подобных диаграммах, подчас вызывает серьезные сомнения.
А как гарантировать, что методы управления проектами в организации будут применены правильно, если каждый из сотрудников имеет возможность вносить свои данные в базу корпоративных проектов? Все большее число пользователей систем УП тратят время на создание внешне убедительных отчетов, чтобы у начальства (партнеров, инвесторов и т. д.) сложилось мнение о их профессиональном подходе к делу. В результате серьезные системы и методологии превращаются в игрушки в руках непрофессионалов, что в конечном счете ведет к дискредитации самой идеи управления на основе проектов. Это особенно характерно сегодня в России.
Цель данной статьи - не только повысить осведомленность читателей об областях применения, рынке, достоинствах и слабых сторонах подобных систем, но и дать некоторые практические рекомендации по их выбору и эффективному внедрению.
Управление проектами - управление в условиях хаоса
В последние десятилетия наблюдается характерная тенденция во всех областях бизнеса - постоянное ускорение динамики изменений, вызванное развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося бизнес-окружения, испытывает необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес.
Традиционная система управления, основанная на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, в такой ситуации становится недостаточно эффективной для управления компанией. Именно поэтому применение проектных методов управления сегодня не ограничивается организациями, чей характер деятельности ориентирован на выполнение работ в виде проектов.
Оказалось, что даже в организациях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности может планироваться в виде проектов. Например, деятельность по модернизации производства, развитие систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса и т. д.
Итак, методы управления проектами, известные специалистам несколько десятилетий, благодаря развитию информационных технологий вошли сегодня в повседневную деятельность огромной армии рядовых менеджеров.
Управление проектами и информационные технологии
От момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий. Создание и расчет математических моделей, которые легли в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути (Critical Path Method), составивший часть методики "сетевого планирования", был разработан в 1956 году в результате исследований, направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.
Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение, продолжалась до середины 80-х годов. В ту пору использование методики для управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500 000 до $1 000 000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов. Темпы развития информационных технологий превзошли самые смелые прогнозы и уничтожили многие управленческие стереотипы. Это в полной мере относится и к области управления проектами.
Значимость произошедших изменений особенно ощущается при просмотре книг по управлению проектами 5 - 10-летней давности. Например, в одной из книг, выпущенной в 1986 году и посвященной прогнозам развития методологии и систем управления проектами в 90-х годах*, особенно интересной мне показалась одна фраза: "Несмотря на то что для эффективного функционирования систем для управления проектами требуются гораздо более мощные компьютеры, сама идея подобного программного обеспечения может быть перенесена в 90-е годы и на персональные компьютеры". Причем смелость данного прогноза подчеркивалась восклицательным знаком, стоящим в скобках рядом со словом "micro". Это было сказано десять лет назад, но сегодня кажется, будто это фраза из другой эпохи.
Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. А наиболее мощные из систем для персональных компьютеров, такие, как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в областях, где раньше управление без использования больших ЭВМ и не мыслилось.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С повышением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий появились новые возможности дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях.
Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты о ходе работ и выдавать задания, не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы, реально поддерживающие процессы управления.
Системы управления проектами на российском рынке
Эволюция систем управления проектами на российском рынке в основном напоминает западный путь развития. Сегодня в это трудно поверить, однако, вспоминая себя десять лет назад (студента-дипломника московского вуза), я вспоминаю проекты, рассчитывавшиеся на ЕС ЭВМ и колоды перфокарт с закодированными комплексами работ и ресурсов. Замечу, что тогда планированием проектов в основном занимались кандидаты наук, специалисты, профессионально владевшие математическим аппаратом и алгоритмами планирования. Естественно, что такое планирование велось на достаточно ограниченном круге крупных проектов (как правило, государственного уровня). С распространением персональных компьютеров в России были попытки разработать собственные системы УП.
Предпринятая в 1990 году АО "Диалог-МИФИ" попытка распространения профессиональной западной системы Artemis 2000 ($12 000), потерпела неудачу. Рынок был не готов, да и опыта распространения подобных систем тогда не было. Второй проект в этой области, осуществленный АО "Диалог-МИФИ" совместно с корпорацией Symantec, оказался более успешным.
Первой "народной" системой, получившей достаточно широкое распространение на российском рынке, стала Time Line 4.0 корпорации Symantec. Благодаря специальной цене, установленной для российских пользователей (около $100 при цене на западном рынке - $695), и выполненной локализации системы Time Line оказалась доступной практически любой компании. Трудно сказать, сколько организаций в России используют сегодня системы для управления проектами. Несколько тысяч копий различных версий системы Time Line были официально куплены российскими компаниями, значительное количество копий, видимо, сделано неофициально.
Несмотря на то что Microsoft пока специально не занималась продвижением MS Project на российском рынке, информация, полученная от представительства Microsoft, свидетельствует, что из 630 тысяч копий, проданных в 1995 году во всем мире, 1000 копий системы пришлись на долю России.
Наиболее дешевыми системами УП, продающимися сегодня на российском рынке, являются Time Line 1.0, русская версия (около $100), Time Line 6.5 (около $200), Microsoft Project (около $200). Появилась у российских предприятий возможность купить и более дорогие пакеты, такие, как Primavera (Primavera Systems Inc.) и Artemis (Lucas Management Systems).
По данным, полученным от компании "Консалтинг Прим", уже около сорока предприятий на территории России купили более 100 копий системы Primavera Project Planner ($3750) , а с апреля 1996 года на рынке появится и система SureTrak - облегченная и более дешевая версия системы управления проектами из семейства продуктов Primavera (предполагаемая цена для российского рынка - около $700).
Российские организации могут приобретать сегодня и программные продукты из семейства Artemis Views, предлагаемые на нашем рынке компанией LVS. В это семейство входят Project View (от $16 000 за одного пользователя), Resource View (от $6000), Cost View (от $12 000), Trak View (от $1500). Однако предприятия пока предпочитают покупать более дешевую версию системы УП данного семейства - Artemis Schedule Publisher ($2595). По нашим сведениям, на российском рынке было продано несколько десятков Schedule Publisher.
Интересно, что, несмотря на наличие на рынке известных западных пакетов, группа российских разработчиков (Spider Technologies Group) продолжает продавать собственную разработку - систему Spider Project ($948), которая сохраняет свою конкурентоспособность во многом благодаря возможности настройки ее разработчиками на индивидуальные потребности клиента (за дополнительную плату).
Итак, у российского пользователя появилась возможность выбрать системы для управления проектами. Но как попасть в десятку? Как подобрать систему, наилучшим образом соответствующую управленческим задачам вашей организации, как правильно оценить необходимые инвестиции и оптимально их использовать? Об этом и других аспектах перехода на использование систем управления проектами мы надеемся поговорить в следующей статье.
Проектный подход к управлению основан на простом предположении, что вся ответственность за успех предпринимаемых действий распределяется между конкретными людьми, назначаемыми руководителями проектов. Им же передаются соответствующие полномочия по планированию, организации работ и контролю за их исполнением. Однако в условиях высокой неопределенности менеджеру очень трудно спрогнозировать объемы работ, необходимые временные и денежные затраты. Из-за многочисленных перемен, постоянно происходящих в организации, менеджеру бывает трудно целенаправленно планировать деятельность и управлять ею. В такой ситуации стоит задуматься об автоматизации. То, что не имело смысла без компьютера (зачем разрабатывать план, если произошедшие изменения сделают его ненужной бумажкой уже через неделю), оказывается полезным с его использованием.
В основе проектного подхода лежит предположение, что всю деятельность можно разбить на небольшие поддающиеся контролю задачи. Всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач.
Система управления проектами (УП) содержит набор функциональных средств, помогающих менеджеру, получившему временные, ресурсные и стоимостные оценки, спланировать работы, а затем в процессе выполнения отслеживать их ход и корректировать план. Первые программы для УП были разработаны почти сорок лет назад. Использование таких систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами - и требовало профессиональных знаний.
Однако за последнее десятилетие ситуация изменилась. Из узкопрофессиональных кругов проектный менеджмент переместился во все сферы бизнеса. Во многих организациях системы УП наряду с традиционными текстовыми редакторами, электронными таблицами и средствами подготовки презентаций являются сегодня элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника.
Однако дальнейшее распространение и использование систем УП связано с определенными проблемами. Главная из них кроется в противоречии между повышающимися возможностями и сложностью систем УП и их массовым распространением и использованием. Используя современные недорогие системы управления проектами для ПК, практически любой пользователь (даже с нулевыми знаниями в данной области) может быстро получать многочастотные отчеты и диаграммы, внешне вполне профессиональные и убедительные. Однако ценность и достоверность информации, содержащейся в подобных диаграммах, подчас вызывает серьезные сомнения.
А как гарантировать, что методы управления проектами в организации будут применены правильно, если каждый из сотрудников имеет возможность вносить свои данные в базу корпоративных проектов? Все большее число пользователей систем УП тратят время на создание внешне убедительных отчетов, чтобы у начальства (партнеров, инвесторов и т. д.) сложилось мнение о их профессиональном подходе к делу. В результате серьезные системы и методологии превращаются в игрушки в руках непрофессионалов, что в конечном счете ведет к дискредитации самой идеи управления на основе проектов. Это особенно характерно сегодня в России.
Цель данной статьи - не только повысить осведомленность читателей об областях применения, рынке, достоинствах и слабых сторонах подобных систем, но и дать некоторые практические рекомендации по их выбору и эффективному внедрению.
Управление проектами - управление в условиях хаоса
В последние десятилетия наблюдается характерная тенденция во всех областях бизнеса - постоянное ускорение динамики изменений, вызванное развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося бизнес-окружения, испытывает необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес.
Традиционная система управления, основанная на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, в такой ситуации становится недостаточно эффективной для управления компанией. Именно поэтому применение проектных методов управления сегодня не ограничивается организациями, чей характер деятельности ориентирован на выполнение работ в виде проектов.
Оказалось, что даже в организациях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности может планироваться в виде проектов. Например, деятельность по модернизации производства, развитие систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса и т. д.
Итак, методы управления проектами, известные специалистам несколько десятилетий, благодаря развитию информационных технологий вошли сегодня в повседневную деятельность огромной армии рядовых менеджеров.
Управление проектами и информационные технологии
От момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий. Создание и расчет математических моделей, которые легли в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути (Critical Path Method), составивший часть методики "сетевого планирования", был разработан в 1956 году в результате исследований, направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.
Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение, продолжалась до середины 80-х годов. В ту пору использование методики для управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500 000 до $1 000 000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов. Темпы развития информационных технологий превзошли самые смелые прогнозы и уничтожили многие управленческие стереотипы. Это в полной мере относится и к области управления проектами.
Значимость произошедших изменений особенно ощущается при просмотре книг по управлению проектами 5 - 10-летней давности. Например, в одной из книг, выпущенной в 1986 году и посвященной прогнозам развития методологии и систем управления проектами в 90-х годах*, особенно интересной мне показалась одна фраза: "Несмотря на то что для эффективного функционирования систем для управления проектами требуются гораздо более мощные компьютеры, сама идея подобного программного обеспечения может быть перенесена в 90-е годы и на персональные компьютеры". Причем смелость данного прогноза подчеркивалась восклицательным знаком, стоящим в скобках рядом со словом "micro". Это было сказано десять лет назад, но сегодня кажется, будто это фраза из другой эпохи.
Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. А наиболее мощные из систем для персональных компьютеров, такие, как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в областях, где раньше управление без использования больших ЭВМ и не мыслилось.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С повышением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий появились новые возможности дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях.
Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты о ходе работ и выдавать задания, не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы, реально поддерживающие процессы управления.
Системы управления проектами на российском рынке
Эволюция систем управления проектами на российском рынке в основном напоминает западный путь развития. Сегодня в это трудно поверить, однако, вспоминая себя десять лет назад (студента-дипломника московского вуза), я вспоминаю проекты, рассчитывавшиеся на ЕС ЭВМ и колоды перфокарт с закодированными комплексами работ и ресурсов. Замечу, что тогда планированием проектов в основном занимались кандидаты наук, специалисты, профессионально владевшие математическим аппаратом и алгоритмами планирования. Естественно, что такое планирование велось на достаточно ограниченном круге крупных проектов (как правило, государственного уровня). С распространением персональных компьютеров в России были попытки разработать собственные системы УП.
Предпринятая в 1990 году АО "Диалог-МИФИ" попытка распространения профессиональной западной системы Artemis 2000 ($12 000), потерпела неудачу. Рынок был не готов, да и опыта распространения подобных систем тогда не было. Второй проект в этой области, осуществленный АО "Диалог-МИФИ" совместно с корпорацией Symantec, оказался более успешным.
Первой "народной" системой, получившей достаточно широкое распространение на российском рынке, стала Time Line 4.0 корпорации Symantec. Благодаря специальной цене, установленной для российских пользователей (около $100 при цене на западном рынке - $695), и выполненной локализации системы Time Line оказалась доступной практически любой компании. Трудно сказать, сколько организаций в России используют сегодня системы для управления проектами. Несколько тысяч копий различных версий системы Time Line были официально куплены российскими компаниями, значительное количество копий, видимо, сделано неофициально.
Несмотря на то что Microsoft пока специально не занималась продвижением MS Project на российском рынке, информация, полученная от представительства Microsoft, свидетельствует, что из 630 тысяч копий, проданных в 1995 году во всем мире, 1000 копий системы пришлись на долю России.
Наиболее дешевыми системами УП, продающимися сегодня на российском рынке, являются Time Line 1.0, русская версия (около $100), Time Line 6.5 (около $200), Microsoft Project (около $200). Появилась у российских предприятий возможность купить и более дорогие пакеты, такие, как Primavera (Primavera Systems Inc.) и Artemis (Lucas Management Systems).
По данным, полученным от компании "Консалтинг Прим", уже около сорока предприятий на территории России купили более 100 копий системы Primavera Project Planner ($3750) , а с апреля 1996 года на рынке появится и система SureTrak - облегченная и более дешевая версия системы управления проектами из семейства продуктов Primavera (предполагаемая цена для российского рынка - около $700).
Российские организации могут приобретать сегодня и программные продукты из семейства Artemis Views, предлагаемые на нашем рынке компанией LVS. В это семейство входят Project View (от $16 000 за одного пользователя), Resource View (от $6000), Cost View (от $12 000), Trak View (от $1500). Однако предприятия пока предпочитают покупать более дешевую версию системы УП данного семейства - Artemis Schedule Publisher ($2595). По нашим сведениям, на российском рынке было продано несколько десятков Schedule Publisher.
Интересно, что, несмотря на наличие на рынке известных западных пакетов, группа российских разработчиков (Spider Technologies Group) продолжает продавать собственную разработку - систему Spider Project ($948), которая сохраняет свою конкурентоспособность во многом благодаря возможности настройки ее разработчиками на индивидуальные потребности клиента (за дополнительную плату).
Итак, у российского пользователя появилась возможность выбрать системы для управления проектами. Но как попасть в десятку? Как подобрать систему, наилучшим образом соответствующую управленческим задачам вашей организации, как правильно оценить необходимые инвестиции и оптимально их использовать? Об этом и других аспектах перехода на использование систем управления проектами мы надеемся поговорить в следующей статье.
