 |
Можно ли обойтись без автоматизации процессов управления проектами?
11.09.07
Сегодня никто не подвергает сомнению, что современные компании нуждаются в комплексном подходе к управлению проектной деятельностью, учитывающем позитивный опыт мирового бизнеса. Да и сами руководители предприятий часто соглашаются с тем, что внедрение полнофункциональных решений для управления проектами может значительно повысить эффективность работы их компаний. При этом крупные организации гораздо раньше приходят к необходимости автоматизировать проектную работу, не говоря о том, что и свободных средств у них, как правило, больше. А что делать средним и малым компаниям? Для них потребность снижения затрат и повышения эффективности управления не менее актуальна, но принять решение о преобразовании бизнес-процессов и об их автоматизации оказывается непросто. И дело здесь не только в выделении средств на приобретение соответствующего продукта, ведь еще требуется провести колоссальный объем работы, конечной целью которой станет реорганизация процессов и перевод их на принципиально новый уровень. Не все еще готовы к такому серьезному шагу, хотя многие уже понимают его неизбежность.
В секторе среднего и малого бизнеса (СМБ) имеется весьма незначительное количество предприятий, где внедрено управление проектами в рамках всей компании (с вовлечением всех связанных подразделений и уровней управления). Чем это объясняется? Не тот уровень понимания проблемы? Не хватает квалификации, а услуги консультантов дороги? Нет подходящих решений или недоступна информация о них? А может быть, здесь нужна технология постепенной автоматизации процесса?
Вместе с экспертами рынка, представляющими системных интеграторов и разработчиков наиболее популярных в рассматриваемом сегменте программ (они перечислены во врезке), мы проведем исследование имеющихся решений, которые могут быть использованы для построения эффективной системы управления проектами в секторе СМБ, и попытаемся дать ответы на непростые вопросы, касающиеся выбора вариантов автоматизации данной составляющей бизнеса.
Раньше без этого спокойно обходились…
Не секрет, что даже многие крупные предприятия в настоящее время обходятся без автоматизации всего процесса ведения проектов, -- что уж говорить о средних и небольших. Возможно ли построить эффективную систему управления проектами (СУП) в компании СМБ без применения специальных программных решений?
Наши эксперты согласились с тем, что в определенных случаях это вполне реально, например для микрокомпаний или при малых потоках информации, проходящих в рамках проектной деятельности. В таких случаях можно ограничиться простым наведением порядка и регламентацией проектной работы без использования специализированных программных решений, считает Сергей Орлов. Средства автоматизации проектной деятельности в компаниях призваны прежде всего обеспечить тот уровень оперативности, точности и полноты информации о состоянии проектов, который необходим для принятия адекватных управленческих решений. Если допустимы низкие показатели перечисленных параметров, то можно обойтись без внедрения специализированных решений, а в целях мини-автоматизации отдельных процессов использовать Microsoft Excel (собственно, многие фирмы так и поступают). По мнению Елены Осиповой, этот вариант приемлем до тех пор, пока компания не выйдет на определенный уровень зрелости в управлении проектами и не возрастут ее потребности в функционале системы управления проектами. Excel удобен, если предприятию достаточно отслеживания ключевых показателей проектов (большей частью финансовых) и ведения их общего реестра (списком). Если же появляется необходимость визуализировать графики работ, подключить менеджеров к более детальному планированию и контролю проектов, использовать специализированные методы проектного управления, организовать командную работу и проектный документооборот, то это значит, что без специализированного программного обеспечения уже не обойтись.
Вадим Богданов приводит очень показательный пример: “Один из наших клиентов, юридическая фирма, вел в программе Word сетевой график IPO, при этом на его подготовку в среднем у ходила одна ночь, а на обновление — четыре часа. Использование Project сократило срок подготовки графика до двух часов, а обновления — до одного. То есть применение специальных инструментов — это вопрос эффективности”.
Денис Базин считает, что эффективность СУП определяется следующими параметрами:
- средняя эффективность управления отдельно взятым проектом (содержание, стоимость, сроки);
- общая производительность СУП (реализация большего количества проектов меньшими ресурсами, что актуально при нынешнем дефиците квалифицированных кадров);
- эффективность отбора наиболее выгодных проектов;
- качество информационной среды (доступ к информации в режиме реального времени, межгрупповые коммуникации, управление знаниями, проактивное управление).
Для первого пункта максимальный эффект дают пакеты календарно-сетевого планирования, для второго — системы управления портфелем проектов, в третьем случае — пакеты для анализа инвестиционной привлекательности проектов, в четвертом — портальные решения, интегрирующие различные инструменты управления на базе единой интернет-платформы.
Андрей Белозеров предлагает найти правильный баланс между различными методологическими подходами к управлению проектами и существующими инструментами: “Флотилия плывет со скоростью самого медленного корабля, и поэтому все элементы системы должны быть проработаны на одинаковом уровне качества (методология, ИТ-инструменты, обучение, мотивация персонала). В таком случае элементы будут дополнять друг друга, появится синергетический эффект и система управления проектами будет максимально эффективной”.
В секторе среднего и малого бизнеса (СМБ) имеется весьма незначительное количество предприятий, где внедрено управление проектами в рамках всей компании (с вовлечением всех связанных подразделений и уровней управления). Чем это объясняется? Не тот уровень понимания проблемы? Не хватает квалификации, а услуги консультантов дороги? Нет подходящих решений или недоступна информация о них? А может быть, здесь нужна технология постепенной автоматизации процесса?
Вместе с экспертами рынка, представляющими системных интеграторов и разработчиков наиболее популярных в рассматриваемом сегменте программ (они перечислены во врезке), мы проведем исследование имеющихся решений, которые могут быть использованы для построения эффективной системы управления проектами в секторе СМБ, и попытаемся дать ответы на непростые вопросы, касающиеся выбора вариантов автоматизации данной составляющей бизнеса.
Раньше без этого спокойно обходились…
Не секрет, что даже многие крупные предприятия в настоящее время обходятся без автоматизации всего процесса ведения проектов, -- что уж говорить о средних и небольших. Возможно ли построить эффективную систему управления проектами (СУП) в компании СМБ без применения специальных программных решений?
Наши эксперты согласились с тем, что в определенных случаях это вполне реально, например для микрокомпаний или при малых потоках информации, проходящих в рамках проектной деятельности. В таких случаях можно ограничиться простым наведением порядка и регламентацией проектной работы без использования специализированных программных решений, считает Сергей Орлов. Средства автоматизации проектной деятельности в компаниях призваны прежде всего обеспечить тот уровень оперативности, точности и полноты информации о состоянии проектов, который необходим для принятия адекватных управленческих решений. Если допустимы низкие показатели перечисленных параметров, то можно обойтись без внедрения специализированных решений, а в целях мини-автоматизации отдельных процессов использовать Microsoft Excel (собственно, многие фирмы так и поступают). По мнению Елены Осиповой, этот вариант приемлем до тех пор, пока компания не выйдет на определенный уровень зрелости в управлении проектами и не возрастут ее потребности в функционале системы управления проектами. Excel удобен, если предприятию достаточно отслеживания ключевых показателей проектов (большей частью финансовых) и ведения их общего реестра (списком). Если же появляется необходимость визуализировать графики работ, подключить менеджеров к более детальному планированию и контролю проектов, использовать специализированные методы проектного управления, организовать командную работу и проектный документооборот, то это значит, что без специализированного программного обеспечения уже не обойтись.
Вадим Богданов приводит очень показательный пример: “Один из наших клиентов, юридическая фирма, вел в программе Word сетевой график IPO, при этом на его подготовку в среднем у ходила одна ночь, а на обновление — четыре часа. Использование Project сократило срок подготовки графика до двух часов, а обновления — до одного. То есть применение специальных инструментов — это вопрос эффективности”.
Денис Базин считает, что эффективность СУП определяется следующими параметрами:
- средняя эффективность управления отдельно взятым проектом (содержание, стоимость, сроки);
- общая производительность СУП (реализация большего количества проектов меньшими ресурсами, что актуально при нынешнем дефиците квалифицированных кадров);
- эффективность отбора наиболее выгодных проектов;
- качество информационной среды (доступ к информации в режиме реального времени, межгрупповые коммуникации, управление знаниями, проактивное управление).
Для первого пункта максимальный эффект дают пакеты календарно-сетевого планирования, для второго — системы управления портфелем проектов, в третьем случае — пакеты для анализа инвестиционной привлекательности проектов, в четвертом — портальные решения, интегрирующие различные инструменты управления на базе единой интернет-платформы.
Андрей Белозеров предлагает найти правильный баланс между различными методологическими подходами к управлению проектами и существующими инструментами: “Флотилия плывет со скоростью самого медленного корабля, и поэтому все элементы системы должны быть проработаны на одинаковом уровне качества (методология, ИТ-инструменты, обучение, мотивация персонала). В таком случае элементы будут дополнять друг друга, появится синергетический эффект и система управления проектами будет максимально эффективной”.
